Ereignis

Nachschlagewerk über das Deutsche Rote Kreuz und die Rotkreuz- und Rothalbmond-Bewegung

Allgemeines

Ein Ereignis im Kontext von DRK-Server ist der Oberbegriff für alles, was eine oder mehrere Personen im Namen und Auftrag des Deut­schen Roten Kreu­zes tun können, unabhängig davon ob das ehren­amtlich oder haupt­amtlich geschieht. Das Ereignismanagement ist die Funktionalität in DRK-Server, um Ereignisse zu verwalten.

Erfassung von Ereignissen

Da der abstrakte Begriff Ereignis jede denkbare Tätigkeit umfasst, braucht es einer Kategorisierung und Beschreibung der konkreten Ereignisse, um sie im System ordnen und passend behandeln zu können. In DRK-Server geschieht das auf drei :

  1. Typ/Art: Das System bietet spezifische Funktionen zur Unterstützung von Bildungsveranstaltungen, daher werden auf der obersten Ordnungsebene eine Ausbildung von Einsätze/Übung, Dienstveranstaltung unterschieden. Nach Anlage eines Ereignisses kann diese Kategorisierung nicht mehr zurückgenommen werden.
  2. Bezeichnung: Für die weitere Einordnung bietet das System eine umfangreiche, vorgegebene Auswahl möglicher Arten von Diensten (Typ/Art: Einsätze/Übung, Dienstveranstaltung) bzw. Bildungsveranstaltungen (Typ/Art: Ausbildung). Die betreffenden Wertelisten werden auf Landes- und Bundesebene gepflegt.
  3. Titel/Nähere Bezeichnung: Jedes Ereignis bekommt einen Namen, der frei gewählt werden kann. Darüber hinaus gibt es noch eine optionale Anmerkung, die nach Abschluss zusammen mit mit den Dienstzeiten in die Personalakte übernommen wird.

Ein Ereignis wird durch weitere Daten weiter beschrieben, zum Beispiel Zeit, Ort(e), Veranstalter, Bekleidung, Übernachtungsmöglichkeit oder Kostenregelung.

Verarbeitung von Ereignissen

Zu einem Ereignis gehören mehrere zentrale Funktionalitäten:

  1. Information: Über die Beschreibung eines Ereignisses durch standardisierte Daten wie Eckdaten (zum Beispiel Thema bzw. Aufgabe, Ort, Zeit) und organisatorische Einzelheiten (zum Beispiel Übernachtungsmöglichkeiten, Kostenregelung, Verpflegung) hinaus können Dokumente als Dateien gespeichert und Beteiligten abhängig von ihrer Rolle freigegeben werden. Darüber hinaus können interne Bemerkungen als Freitext abgelegt werden, die nur für Ereignismanager und Ereignisverantwortliche sichtbar sind.
  2. Besetzung: Es können Planstellen mit Soll-Eigenschaften wie zum Beispiel der benötigten Einsatzqualifikation definiert werden, die mit gemeldeten Ressourcen besetzt werden. Ressourcen können Menschen, Material und Räume sein. Die Ressourcen können sowohl manuell vom Ereignismanager oder weiteren Ereignisverantwortlichen eingepflegt werden als auch durch Meldungen gesammelt werden. Dazu kann ein Ereignis in der eigenen Gliederung des Ereignismanagers ausgeschrieben werden, oder zusätzlich über die Einleitung des Dienstwegs an andere Gliederungen mit Bitte um Unterstützung bzw. als Angebot geschickt werden. Personen können sich dann selbst melden, je nach gewähltem Dienstweg direkt für eine Planstelle, das heißt für eine Aufgabe, oder zur Einteilung zur den Ereignismanager oder Ereignisverantwortlichen.
  3. Registrierung: Die Personen, die an einem Ereignis teilgenommen haben, können mit ihren Anwesenheitszeiten und Einsatzorten registriert werden. Nach Abschluss eines Ereignisses werden diese Daten als Dienstzeiten und damit dauerhafter Nachweis der Tätigkeit in die betreffenden Personalakten übertragen. Im Falle einer Bildungsveranstaltung trägt das System die absolvierte Ausbildung in die Personalakten der registrierten Teilnehmer ein. Weitere Daten können per Sammelerfassung für die Teilnehmer erfasst werden, zum Beispiel eine durch das Ereignis erworbene Einsatzqualifikation. Mit der App DRK Hier! können sich Personen selbst registrieren.

Die Datenpflege für Ereignisse wird durch selbst gestaltbare Vorlagen für Planstellen und ganze Ereignisse erleichtert.

Weitere Informationen

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